Novela ZUP‑I 2025 prinaša vrsto sprememb, ki poenostavljajo upravne postopke, povečujejo pravno varnost strank in izboljšujejo učinkovitost organov. Za podjetja je pomembno, da vedo kaj novela prinaša, saj se z upravnimi postopki vsakodnevno srečujejo pri opravljanju svoje dejavnosti. 

Med ključnimi spremembami so podaljšanje digitalno in fleksibilno vročanje dokumentov, uvedba informativnih odločb, možnost ustne razglasitve odločb ter samodejna izdaja potrdil in listin. V nadaljevanju povzemamo nekatere ključne spremembe.

1. Izločitve uradnih oseb

Novela ZUP prinaša spremembo glede pristojnosti odločanja o izločitvi uradne osebe v postopku. Namesto organa druge stopnje ali ministra bo o izločitvi uradnih oseb nosilcev javnih pooblastil odločal njihov predstojnik. Podobno bo tudi v zadevah iz državne pristojnosti, ki jih vodijo občinske uprave, saj bo o izločitvi uradne osebe, odločal predstojnik občinske uprave. V primeru odločanja o izločitvi predstojnika pa bo odločal minister zadevnega resorja. Navedeno bo pospešilo postopek in poenotilo prakso, saj je namen hitrejše in jasnejše odločanje o izločitvah in večja transparentnost. Pri vsem tem pa seveda obstaja tudi tveganje v zvezi z navidezno nepristranstkostjo, saj o izločitvi odloča “bližnji” predstojnik.

2. Uvedba neformalnega tolmača

Novela uvaja, da bo lahko uradna oseba, ki dovolj obvlada tuj jezik, s stranko neposredno komunicirala v tujem jeziku, zaradi česar ni potrebna uradna postavitev tolmača, kljub temu pa se bo postopek vodil in zapisoval v uradnem jeziku.Ta sprememba novele bo vsekakor pohitrila postopek, ki bo hkrati tudi cenejši, saj bo to pomenilo večjo dostopnost za tujce ali osebe, ki težje komunicirajo v slovenščini. Pri vsem tem obstaja seveda tudi tveganje glede natančnosti in celovitosti prevajanja, saj bo jezikovna zmota lahko vplivala na pravice stranke. Ne glede na navedeno spremembo, pa bodo stranke še naprej ohranile pravico do postavitve tolmača, kot pomembne varovalke v postopku. 

3. Vloge, obrazci in dopolnitve

Novela uvaja napredni elektronski podpis oziroma identifikacijo prek informacijskega sistema, omogočala podpis na podpisno tablico, poenostavila pravočasnost pri napačni oddaji vlog, saj se bo v primeru, da bo vloga iz nevednosti ali pomote vložena pri nepristojnem organu, le-ta štela za pravočasno brez posebnega predloga za vrnitev v prejšnje stanje. Hkrati  bo odpravljen samostojen instrukcijski rok za formalni preizkus. To-vrstne spremembe imajo kar nekaj pozitivnih lastnosti, kot npr. manj formalnosti, manj tiskanja in skeniranja ter manj zavrženih vlog, seveda pa ob tem obstajajo tudi tveganja, kot npr. konfuznost glede dneva oddaje navadne pošte (brez dokazila) in dileme glede zanesljive identifikacije v e-sistemih itd.

4. Zapisniki

Po novem se bo zapisnik sestavil o ustni obravnavi, o pomembnejših dejanjih in pomembnih izjavah, manj pomembne izjave in uradna opažanja pa bodo evidentirane v uradnem zaznamku.  Uradna oseba bo lahko dovolila, da udeleženec postopka sam narekuje svojo izjavo v zapisnik, pri čemer bo zapisnik podpisala le uradna oseba. Udeleženci postopka se bodo z zapisnikom lahko seznanili na dva načina, in sicer ga bodo lahko prebrali ali zahtevali, da se jim prebere, pri čemer bodo lahko tudi podali ugovor. Novost bo tudi, da se bodo obravnave lahko zvočno ali avdio – vizualno snemale, pri čemer bo lahko organ na podlagi takega posnetka pripravil kratek uradni zaznamek. Prednosti v zvezi s tem so hitrejše procesno evidentiranje, manj formalnosti in lažja obvladljivost kompleksnih obravnav, vendar pa obenem obstajajo tudi tveganja kot npr. vprašljivost vsebinske točnosti povzetkov, saj ne bo več obveznega dobesednega zapisa in podpisa udeležencev, kar posledično pomeni večjo odgovornost uradne osebe za pravilnost zapisa. Pomembna je dosledna praksa seznanitve ter obvladovanje hrambe posnetkov.

5. Vročanje dokumentov

Za poslovne subjekte se uvaja obvezno elektronsko vročanje na e- naslov ali v eDavke, v fizični obliki pa se poenostavlja osebna vročitev, saj bo ob neuspelem poskusu vročanja dokumenta, le-ta takoj puščen v hišnem predalčniku, fikcija vročitve pa bo nastopila sedmi dan. V primerih, kjer strogo dokazljiv način vročanja dokumentov ni potreben, bo dovoljeno tudi “navadno” vročanje brez povratnice ali vročanje neposredno v poštni predal. Na ta način bo postopek vročanja hitrejši in cenejši, a se s tem povečajo tudi tveganja za spore o seznanitvi z dokumenti zaradi krajšanja rokov, nevarnost da naslovniki spregledajo pošto itd., a vendar ostajajo pomembne varovalke kot npr. dokazno breme organa, možnost vrnitve v prejšnje stanje, zavrnitev fikcije, če seznanitev ni bila mogoča.

6. Ustna obravnava in videokonference

Z novelo ustna obravnava ne bo več obvezna v vseh primerih kot doslej, temveč jo bo organ razpisal kadar je to koristno za razjasnitev dejanskega stanja, varstvo pravic strank ali učinkovitost postopka. Obveznost se bo presoja vsebinskoin ne formalno. Novost je tudi, da se videokonference jasneje urejajo, saj bo organ lahko odločil, da omogoči sodelovanje na daljavo, pri čemer bo vabilo vsebovalo navodila in način identifikacije (video indentifikacija ali ustrezna elektronska identifikacija), javnost obravnave se bo zagotovila v prostorih organa. Prednosti tega so stroškovno ugodnejši in hitrjši postopki in lažje sodelovanje udeležencev iz oddaljenih krajev. Pri tem pa obstajajo tudi tveganja kot so tehnične težave, identifikacijska tveganja, možnost ustvarjanja neenotne prakse kdaj obravnavo izvesti in kdaj ne. 

7. Samodejna potrdila in informativne odločbe

Omogočena bo samodejna izdaja potrdil iz uradnih evidenc v elektronski obliki s kvalificiranim elektronskim žigom izdajatelja, pri čemer bo potrdilo uživalo domnevo resničnosti, dokler se ne dokaže nasprotno. Hkrati se uvaja tudi informativna odločba kot “predodločba” – stranka bo lahko v osmih dneh (ali v daljšem roku, če organ tako določi) ugovarjala, pri tem pa bo informativna odločba postala končna, če stranka ne bo ugovarjala. Tveganja, ki jih slednje prinaša je “nevarnost” tihih dokončnosti, v primeru da stranka spregleda pravni pouk in odvisnost od točnosti oz. ažuriranosti evidenc pri samodejnih potrdilih. Kljub temu pa ostaja možnost popravkov, izdaje novega potrdila in kontradiktornost ob ugovoru.

8. Odločbe brez obrazložitve in ustna razglasitev

Ena poglavitnih novosti je tudi to, da bo organ v zadevah na zahtevo praviloma izdal odločbo brez obrazložitev ali s skrajšano obrazložitvijo, stranka pa bo imela osem dni, da bo lahko zahtevala popolno obrazložitev – napoved pritožbe, pri čemer bo rok za pravno sredstvo začel teči od vročitve obrazložene odločbve. Podobno bodo urejeni tudi sklepi, zoper katere je dovoljena pritožba. Ustna razglasitev ostaja javna. Prednosti v zvezi s to spremembo so razbremenitev organov pri pisanju obrazložitev, ko stranka z odločitvijo soglaša in hitrejša pravnomočnost, tveganja pa so slabša začetna transparentnost in nevarnost, da stranka zamudi rok za zahtevo obrazložitve in posledično izguba učinkovitega pravnega varstva.

9. Roki za izdajo odločbe in molk organa

Po novem bo rok za izdajo odločbe vezan na trenutek vložitve zahteve in ne več na popolnost oz. na začetek postopka po uradni dolžnosti, iztek pa bo vezan na izdajo odločbe in ne na vročitev. Osnovni rok ostaja dva meseca (en mesec v skrajšanem ugotovitvenem postopku) z možnostjo podaljšanja za največ dva meseca s sklepom, ki obrazloži razloge. Po novem bo pravica do pritožbe zaradi molka organa jasno urejena tudi v postopku po uradni dolžnosti. Prednosti, ki jih novela prinaša v zvezi s tem so vsekakor večja pravna predvidljivost za stranke in boljši nadzor nad tekom rokov, a ob tem ostajajo tudi tveganja kot npr. pritiski na kakovost odločanja tveganja v zahtevnih zadevah in možnost, da se institut podaljšanja uporablja preširoko. Vsekakor pa sta ob omenjenem pomembni varovalki obvezna obrazložitev podaljšanja in jasnost začetka teka rokov.

Zadnja novela ZUP obljublja oravo malo revolucijo v javni upravi – več digitalizacije, manj papirja, hitrejši postopki in bolj zadovoljni državljani. Elektronsko vročanje, videokonference, avtomatska potrdila iz uradnih evidenc…skoraj kot znanstvena fantastika, če ne bi šlo za zakon. 

A kot vedno – papir prenese vse. V praksi pa bo učinkovitost novele še vedno precej odvisna od ljudskega faktorja. Brez angažiranih in digitalno opremljenih uslužbencev tudi najboljši zakon ostane le dober načrt.